Relevé d’activité freelance : qui déclare, valide et facture ?

Quel est le rôle de chacun dans le circuit ?

Distinguez l’activité réalisée, sa validation et les échanges de facturation.

Le relevé d’activité rend compte du temps consacré à la mission. Il permet au client d’examiner la déclaration du consultant. Le renseigner et le valider sont deux actions distinctes : une déclaration ne vaut pas, à elle seule, validation par le client.

Une déclaration ne vaut pas, à elle seule, validation par le client.

Que décider avant le premier mois de mission ?

Fixez les interlocuteurs et les informations de référence avant la première déclaration.

Commencez par une question simple : lorsque le consultant aura renseigné son activité, qui pourra répondre côté client ? Prévoyez un contact si cette personne est absente. Identifiez aussi le destinataire des questions administratives, qui peut être différent du responsable de mission.

Demandez à votre interlocuteur WoW de préciser le calendrier et les modalités retenus pour votre dossier. Un repère partagé est plus utile qu’une date supposée identique pour toutes les missions.

• La période couverte par chaque relevé et son rythme de transmission.
• La personne qui valide l’activité et le contact en son absence.
• Le tarif de référence et le traitement convenu des demi-journées.
• Les références de mission ou de commande demandées par le client.
• Le circuit pour signaler et corriger une différence constatée.
• Les modalités de facturation et de paiement prévues pour la mission.

Comment préparer un relevé facile à vérifier ?

Renseignez l’activité en vous appuyant sur les journées et demi-journées réalisées.

L’espace personnel du consultant permet de retrouver ses missions, ses échéances et son contact WoW, ainsi que le relevé d’activité, les factures et les messages. Avant transmission, vérifiez la mission concernée, la période et le total déclaré.

Exemple de vérification : quatre journées et deux demi-journées correspondent à cinq journées d’activité. Si le client attend un autre total, rapprochez les périodes et les unités utilisées avant de conclure à un désaccord sur le travail réalisé.

Ne confondez pas volume initialement envisagé et activité effectivement déclarée. Si la mission a changé, signalez-le au client et à WoW pour examiner les conséquences sur les éléments convenus.

Retrouvez les démarches de votre structure et le rôle de votre interlocuteur dans le parcours consultant.

Comment lire les montants de prestation et les frais WoW ?

Les frais de gestion de 5 % s’ajoutent au montant de la prestation.

Pour une prestation de 700 € HT par jour, les frais représentent 35 € HT. Le total côté client est donc de 735 € HT par jour. Comparer directement ce total au tarif de prestation sans distinguer les frais peut créer une différence apparente. Ce calcul décrit la facture adressée au client. La charge économique des frais dépend de l’accord commercial entre les parties.

Ces frais couvrent la gestion contractuelle, le KYC, la facturation et les paiements. Pour rapprocher un relevé et une facture, vérifiez séparément la quantité d’activité, le tarif de prestation et les frais applicables.

Le consultant reste indépendant : sa structure facture WoW. Il ne reçoit pas un salaire de WoW dans ce dispositif de portage commercial.

Que faire en cas d’écart ou de question sur un paiement ?

Indiquez précisément l’élément concerné à votre interlocuteur WoW.

Pour une question d’activité, précisez la mission, la période et la journée ou demi-journée discutée ; faites confirmer le point par le client. Pour une question de facture, indiquez sa référence et le montant à rapprocher. Vous évitez ainsi un échange limité à « le total est incorrect ».

Un relevé validé ne constitue pas une promesse de paiement immédiat. Reportez-vous aux modalités convenues pour la mission. Des avances sont possibles selon accord et selon les conditions et le tarif contractuels ; elles ne sont pas promises ni incluses d’office dans les frais de gestion.

Un relevé validé ne constitue pas une promesse de paiement immédiat.

Le calculateur des frais de portage commercial permet de distinguer le TJM de base du montant facturé au client.